Fast Close als Instrument für die Optimierung innerbetrieblicher Prozesse

Ganze 10 Tage benötigt der Grosskonzern General Electric, um einen Quartalsbericht zu erstellen. Und bei Cisco liegen die Halbjahreszahlen bereits eine Woche nach Quartalsabschluss vor. Fast Close at its best.

Fast Close umfasst die zeitnahe Bereitstellung der Jahresabschlusszahlen – und zwar mit voller rechtlicher Geltung. Oft werden nach dem Jahresabschluss vorab die wichtigsten Zahlen wie Umsatz, Brutto- und Reingewinn veröffentlicht, während der vollständige Jahresbericht zu einem sehr viel späteren Zeitpunkt vorliegt. Doch lassen sich Rückschlüsse auf Geschäftsverlauf, Finanzlage und Sicherheitsbelange nur aufgrund der gesamthaft vorliegenden Jahreszahlen ziehen. Die entscheidungsrelevanten Zahlen liegen beim Fast Close somit weit vor den gesetzlich vorgeschriebenen Terminen vor. Gesellschaftsrechtliche, rechnungslegungsbezogene und börsenbezogene Normen sehen verschiedene Fristen für einen Abschluss vor.

Im Schweizer Gesetz ist keine explizite Vorgabe einer Abschlussfrist verankert, allerdings geht man in der Praxis in Anlehnung an gesetzliche Vorschriften für die Aktiengesellschaft (OR 699) von einer Frist von sechs Monaten aus. Die SIX Swiss Exchange AG sieht gemäss ihren Richtlinen zur Rechnungslegung in Artikel 10 eine Abschlussfrist von 4 Monaten vor (nach Ende des Geschäftsjahres).
Noch wichtiger als die Erkenntnis, dass aktuellste Zahlen für ein Führungsinstrument essenziell sind und die Stakeholder ein Anrecht auf möglichst frühzeitig verfügbare Abschlusszahlen haben, ist die innerbetriebliche Wirkung des Fast Close.

Mit Fast Close die Abläufe für den Abschluss neu organisieren

Grundsätzlich handelt es sich bei der Erstellung des Abschlusses um ein Organisationsproblem. Laut einer Studie von PricewaterhouseCoopers beanspruchen beim Abschluss vor allem die Intercompany-Abstimmung, die Erstellung des Anhangs und des Einzelabschlusses sowie die Konsolidierung übermässig viel Zeit und Ressourcen. Zeitaufwendig sind laut Studie auch die Harmonisierung des internen und externen Berichtwesens und die Handhabung der parallelen Rechnungslegung (OR – Swiss GAAP FER – IFRS) sowie die Erstellung des Geschäftsberichts.

Doch was sind Kernelemente beim Fast Close? Um die Prozedur für einen Jahresabschluss massiv zu verkürzen, sind grundsätzlich Massnahmen im mehrere Stossrichtungen erforderlich:

  • Optimierung der Prozesse für die Informationsbeschaffung
  • Sammlung und Aufbereitung der abschlussrelevanten Daten im Laufe des Geschäftsjahres
  • Vereinfachung der Bewertung

Beim Einzelabschluss beispielsweise bindet die Erstellung des Inventars in erheblichem Ausmass Ressourcen. Eine Möglichkeit ist, durch permanente Inventur à jour zu sein. Optimieren lassen sich die Inventurarbeiten, indem nur Teilbestände durch jährlich rotierende Stichproben erfasst werden, während Kleinteile pro Jahr summarisch bewertet werden.

Schnellerer Abschluss und Anstoss zur Optimierung in anderen Bereichen

Verbesserungspotenzial, die einen Fast Close ermöglichen, sieht die PwC-Studie konkret bei verschiedenen Punkten. Neben der Schaffung integrierter Systeme mit gleichzeitiger Reduktion der Schnittstellen erlauben folgende Bereiche Optimierungen:

  • Schulung der Mitarbeiter im Bezug auf die Konzernanforderungen im Einzelabschluss
  • Einheitliche Bilanzierungs- und Kontierungsrichtlinien (konzernweiter Kontenrahmen)
  • Reduktion der Prozesskomplexität beim Abschluss
  • Vorgabe von Bewertungsmethoden und Wesentlichkeitsgrenzen (Inventar)
  • Aufbau und Monitoring definierter Qualitäts- und Konzernstandards
  • Einheitliche Kostenstruktur

Die Ansatzpunkte zeigen, dass zwar viele der Methoden im Accounting und in der Revision bereits Anwendung finden und das Rad nicht neu erfunden wird, doch im Hinblick auf ein Fast Close kann die Summe der Massnahmen mehr bringen als einzelne Verbesserungsübungen. Zudem ergibt sich Optimierungspotenzial auch in Bereichen, die nur indirekt mit dem eigentlichen Abschlussprozess zu tun haben. Ein Zusatznutzen ist die Verbesserung beim Image. Einem Unternehmen, das die Zahlen derart im Griff hat, traut man auch auf anderen Gebieten Höchstleistungen zu.